عندما تتطلع إلى تعديل شروط عقد العمل ربما استجابةً للتغيير الهيكلي أو السياسي داخل الشركة فإن المعالجة الدقيقة ستكون أيضاً أمراً بالغ الأهمية لضمان تلبية حقوق الموظفين و كجزء من جهود إدارة مخاطر الموارد البشرية يجب مراجعة المستندات بانتظام للمساعدة في ضمان استمرار الامتثال للقانون والاستمرار في عكس التزامات الموظف وصاحب العمل وهذا بدوره يمكن أن يمنع النزاعات في مكان العمل والمطالبات المتعلقة بخرق العقد أو قانون العمل و في هذه المدونة من محاميي saudi elite lawyers نتحدث عن توثيق عقد العمل و طريقة استعلام عن عقد عمل موثق في السعودية لذلك تابع القراءة لتحصل على الفائدة المطلوبة.
اقرأ أيضاً: نظام الارتداد الجديد في السعودية
Table of Contents
تعريف عقد العمل
عقد العمل هو اتفاق ملزم قانوناً بين صاحب العمل والموظف يستخدم لتحديد علاقة العمل و يمكنك استخدام أحدها لتوضيح دور الموظف ومسؤولياته داخل الشركة بالإضافة إلى تحديد تعويضاتهم وأي مزايا قد يحصلون عليها و على الرغم من أن عقد العمل يمكن أن يكون من الناحية الفنية بسيط مثل اتفاقية المصافحة فمن الأكثر شيوعاً (ومن المستحسن) إنشاء عقد مكتوب ستوقعه أنت وموظفك.
اقرأ أيضاً: حاسبة مكافأة نهاية الخدمة للموظف الحكومي السعودي
ما هي التفاصيل التي يتضمنها عقد العمل عادة؟
على الرغم من عدم وجود معيار محدد لعقود العمل إلا أن هناك عناصر مشتركة يجب عليك تضمينها حتى تكون أنت وموظفك واضحين بشأن التوقعات و إليك ما يجب عليك تضمينه عند كتابة اتفاقية عقد:
- مسؤوليات الوظيفة: مخطط عام للمهام والواجبات.
- مدة العمل: مثل الموسمية أو المحددة (على سبيل المثال، سنتان) أو غير محددة.
- الجدول الزمني: توقع ساعات / أيام عمل الموظف.
- التعويض: تفصيل الراتب أو الأجر أو العمولة المتفق عليها في البداية.
- الفوائد: أي مزايا إضافية يتم تقديمها مثل التأمين الصحي ومزايا التقاعد وخصومات الموظفين وما إلى ذلك.
اقرأ أيضاً: شروط نقل الكفالة في النظام الجديد السعودي
تغيير عقد العمل
العقود ليست ثابتة ويمكنك إجراء تغييرات ومع ذلك ما لم تكن هناك بنود في مكانها الصحيح لا يمكنك القيام بذلك دون إذن صريح من الموظف و إذا لم تحصل على إذن يمكنك فرض عقد جديد على الموظفين على الرغم من أن هذا يجب أن يكون الملاذ الأخير وقد يؤدي إلى اتخاذ إجراء قانوني و كقاعدة عامة عند إجراء تغييرات على عقود العمل يجب دائماً:
- التشاور أو التفاوض مع الموظفين.
- شرح أسباب التغييرات.
- الاستماع إلى أفكار بديلة من الموظفين.
اقرأ أيضاً: حساب نهاية الخدمة السعودية | حساب مكافأة نهاية الخدمة في القطاع الخاص
عقود العمل و التوثيق
تعد مراجعة عقود العمل على أساس منتظم واستباقي من أفضل الممارسات لتقليل المخاطر وتجنب عدم الامتثال في المجالات الرئيسية بما في ذلك:
- السياسات: يمكن تضمين السياسات التنظيمية مثل السياسة التأديبية والفصل وسياسة التظلم وسياسة الصحة والسلامة في دليل الموظفين أو تكون بمثابة سياسات منفصلة و قد تكون السياسات الإضافية ضرورية لتغطية مجالات إضافية من الأشخاص وإدارة المواهب مثل البريد الإلكتروني الشخصي واستخدام الإنترنت وتفاصيل مزايا الشركة ومراقبة مكان العمل.
- تعديل شروط العقد: قد يكون هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركة تتطلع إلى تغيير الشروط التعاقدية من تغيير الواجبات أو الساعات أو معدل الأجور أو المسمى الوظيفي أو مكان العمل إلى تنسيق شروط العقد و يوصى باستشارة متخصص خاصة عندما لا يوافق الموظف على الشروط الجديدة المقترحة.
- أنواع العقود: نظراً لأن الأنواع المختلفة من العمل أصبحت شائعة بما في ذلك العقود المحددة المدة وبما أن اتفاقيات العمل المرنة أصبحت بسرعة هي القاعدة ، فإن أرباب العمل يتعرضون لمخاطر أكبر في ضمان أن كل عقد عمل متوافق مع القانون ويوفر وضوح كافي للشروط و حماية مصالح الشركة.
اقرأ أيضاً: كم ياخذ وقت تحديث الصك في السعودية
خدمة توثيق وإدارة العقود
خدمة تتيح للمنشآت إنشاء وتوثيق وإنهاء عقود الموظفين إلكترونيًا، وبعد إنشاء العقد الوظيفي يمكن للموظف الموافقة على العقد أو رفضه أو طلب تعديله عبر حسابه في قوى أفراد وفي حال موافقة الطرفين يعتبر العقد موثق من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
اقرأ أيضاً: المادة 74 من نظام العمل في السعودية
ما هي خدمة إدارة العقود؟
خدمة تتيح للمنشآت إنشاء وتوثيق وإنهاء عقود الموظفين إلكترونيًا، وبعد إنشاء العقد الوظيفي يمكن للموظف الموافقة على العقد أو رفضه أو طلب تعديله عبر حسابه في قوى أفراد. وفي حال موافقة الطرفين يعتبر العقد موثق ومعتمد من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
اقرأ أيضاً: المادة 77 من نظام العمل في المملكة العربية السعودية
الهدف من خدمة إدارة وتوثيق العقود
تهدف الخدمة إلى حفظ حقوق أصحاب العلاقة (صاحب العمل والموظف) وتوفير بيئة عمل تساعد على استقرار الموظف وزيادة إنتاجيته، إضافة الى التحقق من التزام المنشآت بقوانين وأحكام نظام العمل، والتأكد من صحة بيانات العقود وتقليل الخلافات والقضايا العمالية.
خطوات الاستفادة من خدمة إدارة وتوثيق العقود
تُطلب الخدمة من قبل صاحب العمل أو المفوض باتباع الخطوات التالية:
- ١. التسجيل في منصة قوى أو تسجيل الدخول في حال تم التسجيل مسبقًا.
- ٢. الدخول على “حساب المنشأة”
- ٢. اختيار خدمة “إدارة وتوثيق العقود” من الخدمات الإلكترونية
- ٣. إدخال بيانات المنشأة (البريد الإلكتروني، وصفة ممثل المنشأة)
- ٤. إدخال بيانات الموظف الأولية:
- (الموظف السعودي: رقم الهوية وتاريخ الميلاد حسب التقويم الهجري.)
- (الموظف المقيم: رقم الإقامة وتاريخ الميلاد حسب التقويم الميلادي.)
- ٥. إدخال بيانات التواصل مع الموظف (رقم الجوال والبريد الإلكتروني)
- ٦. تعبئة بيانات عقد العمل (المسمى الوظيفي، مدة العقد، ساعات العمل، الالتزامات المالية.. )
- ٧. مراجعة وإرسال الطلب.
اقرأ أيضاً: صيغة معروض رد اعتبار في السعودية
ما هي المدة التي تستغرقها خدمة توثيق العقود؟
الخدمة إلكترونية وفورية، تبدأ بإنشاء طلب التعاقد من قبل صاحب العمل وتنتهي بالموافقة أو الرفض النهائي من قبل الموظف أو إلغاء الطلب تلقائياً لعدم الرد بعد 10 يوم من تاريخ الإنشاء.
اقرأ أيضاً: طرق الاستعلام عن صك طلاق في السعودية
كيف اوثق عقد عمل الكتروني؟
يمكن للموظف مراجعة وقبول العقد عبر حسابه على قوى أفراد باتباع الخطوات التالية:
- الدخول إلى منصة قوى.
- الذهاب إلى الحساب الشخصي.
- اختيار خدمة العقود الوظيفية.
- اختيار العقد من القائمة.
- مراجعة تفاصيل العقد واتخاذ إجراء قبول أو رفض العقد.
اقرأ أيضاً: المادة 88 من نظام العمل السعودي و ما يتعلق بها
أبرز الأسئلة الشائعة حول عقد العمل في السعودية
طريقة الاستعلام عن عقد عمل موثق إلكتروني هي:
تسجيل الدخول لهيئة الضمان الاجتماعي من gosi.gov.sa.
تسجيل الدخول عن طريق إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بك.
حدد الخدمات الجانبية ثم انقر فوق رمز المستند.
قم بإختيار الاستفسار عن عقد موثق .
اسأل عن جنسية الموظف الذي تريد مقابلته.
أدخل رقم تعريف الموظف أو رقم الإقامة.
يمكن للموظف مراجعة وقبول العقد عبر حسابه على قوى أفراد باتباع الخطوات التالية:
الدخول إلى منصة قوى
الذهاب إلى الحساب الشخصي
اختيار خدمة العقود الوظيفية
اختيار العقد من القائمة
مراجعة تفاصيل العقد واتخاذ إجراء قبول أو رفض العقد
يتساءل البعض ما الذي يحدث في حال عدم توثيق عقد العمل ويترتب على هذا نتائج وخيمة، حيث يمكن للعامل الانتقال إلى أي منشأة أخرى في أي وقت مع الاحتفاظ بحقوقه عند جهات التقاضي.
حيث أن صاحب العمل في حال عدم توقيعه عقد مع العامل فهو بهذه الحالة يتهرّب من شروط وزارة العمل داخل البلد ويتهرب من حقوق العامل. وأيضًا حرمانه من كافة التامينات ومكافأة نهاية الخدمة.
عند استلام الموظف لعمله بصورة رسمية فإنه يتم تسجيله في التأمينات، هذا يعني أن التسجيل في التأمينات يفترض أن يبدأ مع أول يوم من أيام عمل الموظف الرسمي في عمله.
أوضحت المنصة أنه يمكن لصاحب العمل تعديل العقد الموثق وإرساله إلى الموظف للموافقة أو الرفض، فإذا وافق الموظف أُعتمد العقد الجديد، وإذا رفض الموظف التعديل على العقد يبقى العقد القديم على ما هو عليه.
العقد الإلكتروني يتم إبرامه دون حاجة إلى التواجد المادي للأطراف أي عدم وجود مجلس للعقد حقيقي بل افتراضي فقط، فهو بذلك يندرج ضمن طائفة العقود المبرمة عن بعد، حيث يتم تبادل الإيجاب والقبول عبر شبكة الإنترنت لذلك فهو فوري ومعاصر.
مدة هذا العقد أربعة وعشرون شهراً تبدأ من تاريخ التحاق الطرف الثاني بعمله لدى الطرف الأول. المادة الثانية : يكون الطرف الثاني معيناً تحت الاختبار خلال الثلاثة الأشهر الأولى من تاريخ التحاق الطرف الثاني بعملة لدى الطرف الأول.
إن إثبات العقود الإلكترونية المبرمة عبر الانترنت يظهر من خلال المحررات الإلكترونية والتوقيع الإلكتروني، لذلك فالتشريعات الدولية الغربية منها والعربية في إصدارها لقوانين التجارة الإلكترونية قد أضفت حجية على هذه الوسائل الإلكترونية في الإثبات حيث وضعت ضوابط وشروط لكل من المحرر والتوقيع الإلكترونيين.